Chorus : Dématérialisation des factures pour les TPE / PME

Les obligations en matière de dématérialisation des factures se répandent progressivement grâce au projet Chorus. Elles se sont déjà largement développées dans le secteur public. En effet, toutes les administrations sont en mesure de recevoir des factures électroniques depuis plus de deux ans. À partir de 2024, cette obligation générale s'appliquera au secteur privé. Les entreprises devront être en mesure de délivrer des factures sous forme électronique. À cette date, les grandes entreprises seront dans l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique. Les ETI auront 6 mois de plus. Quant aux TPE et PME, elles devront dématérialiser leurs factures en janvier 2026. L'idée est d'adopter une dématérialisation systématique des factures. Cette mesure vise à réduire les coûts administratifs et à renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA. La réforme fiscale qui impose cette mesure sera mise en œuvre à différents niveaux. De nouveaux canaux de circulation des factures seront imposés. De nouveaux acteurs tels que des plateformes privées, des opérateurs de dématérialisation et une plateforme publique font leur apparition (Chorus Pro). Et enfin, de nouveaux formats de factures obligatoires (Factur-X, UNCEFACT-CII, UBL) seront progressivement mis en place. Comment procéder pour faire la dématérialisation des factures ?   Les différents formats applicables permettent de distinguer trois types de factures électroniques :

• La facture au format structuré, qui répond aux exigences de l'EDI (échange de données informatisées). En fin de compte, ce système de facturation est utilisé depuis plus de 20 ans entre la grande distribution et ses fournisseurs.
• La facture au format non structuré, qui peut être envoyée en pièce jointe par email, par téléchargement ou déposée sur un portail.
• La facture au format hybride, qui contient des données sous forme structurée. Le format Facture X, correspond à ce format qui n’est pas encore généralisé.

Comment choisir sa solution logicielle ? Pour répondre au projet Chorus, les entreprises doivent choisir d'être connectées ou non sur les portails de facturation publics ou privés. Il y a donc une véritable stratégie à adopter : avec quelles plateformes je travaille ? Quel prix suis-je prêt à payer en fonction des services qu'elles offrent ? Avant de vous lancer, vous devez donc vérifier que la solution répond aux besoins de votre entreprise et qu'elle est conforme à la réglementation :

• Vérifiez que la solution que vous utilisez supporte tous les formats requis par votre service comptabilité fournisseurs,
• Vérifiez qu'elle est conforme à la législation en vigueur ;
• Assurez-vous de disposer d'un FAP (autrement appelé devis, bon de commande et bon de livraison) afin de pouvoir assurer la conformité ;
• Assurez-vous de disposer d'une solution de sauvegarde. Elle garantit à la fois la sécurité de vos factures et la traçabilité des documents.

Il est également recommandé de mettre en place une solution de traçabilité du téléchargement des factures, notamment pour les factures non structurées émises par email au format PDF simple. Comment les TPE / PME doivent-elles s’organiser pour répondre à cette nouvelle obligation ? La date butoir va arriver vite. En conséquence, l'obligation d'utiliser la facture électronique peut avoir un impact sur votre TPE / PME en termes d'organisation. Voici les principaux points à prendre en compte :

• Désigner un référent,
• Réévaluer votre solution de gestion/comptabilité,
• Anticiper les évolutions de votre organisation pour répondre aux nouveaux usages : nouveau cycle de vie des factures, statuts, gestion des paiements...
• Assurer la formation du personnel à la facture électronique,
• Échanger avec votre comptable et connaître les publications de l'administration fiscale.

Chorus : Les avantages pour les TPE / PME ? Pour les petites et moyennes entreprises, les principaux avantages du passage à la facturation électronique sont :

• La réduction des coûts de traitement,
• Un allégement de la charge administrative,
• L'augmentation de la traçabilité pour l’obtention d'une piste d'audit fiable (PAF) ;
• Les nouvelles possibilités de gestion de la trésorerie (avances, refinancement, prévisions, escompte dynamique).
• L’anticipation de futures obligations réglementaires : e-invoicing (qui permet le dépôt, la transmission et le suivi des factures B2B et B2G) et e-reporting (qui concerne les données nécessaires au pré remplissage des déclarations de TVA).

Pour résumer : afin de se conformer à l'obligation de dématérialisation des factures, l'administration a communiqué un calendrier de mise en œuvre en plusieurs étapes selon le type d'entreprise.